Als Wohnungseigentümergemeinschaft werden die Eigentümer einer Wohnungseigentumsanlage bezeichnet. Rechtsgrundlage dafür ist das WEG, Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht, kurz das Wohnungseigentumsgesetz. Für die Verwaltung der Eigentumsanlage mit ihrem Teil-, dem Wohnungs- sowie dem Gemeinschaftseigentum wird nach § 20 WEG von der Eigentümergemeinschaft eine professionelle Hausverwaltung eingesetzt. Die Rechte und Interessen der Eigentümer ihrerseits werden mit Wirkung nach innen und außen durch die Eigentümerversammlung wahrgenommen. Die kann wiederum einen mehrköpfigen Beirat bestimmen.​

Die Hausverwaltung als der beauftragte WEG-Verwalter ist vertraglich unter anderem für die Wirtschaftsführung der gesamten Wohnanlage zuständig. Dazu gehören beispielsweise auch Tiefgarageneinstellplätze. Der regelmäßige, laufende Finanzbedarf wird durch das sogenannte „Hausgeld“ gedeckt. Es ist von seinen Kostenarten her in etwa vergleichbar mit den Betriebskosten einer Mietwohnung nach der Betriebskostenverordnung BetrKV. Neben der Instandhaltungsrücklage ist die Sonderumlage eine Möglichkeit für den WEG-Verwalter, um einen einmaligen, in dem Sinne außergewöhnlichen Finanzbedarf für die Wohnanlage zu decken. Die Erhebung der Sonderumlage ist immer gleichbedeutend mit einer zusätzlichen Mehrbelastung der Wohnungseigentümer. An diesem Punkt entsteht ein natürliches Spannungsfeld zwischen dem Beirat beziehungsweise der Eigentümergemeinschaft einerseits und der Hausverwaltung andererseits.

Der WEG-Verwalter benötigt diese finanziellen Mittel, um seine vertragliche Aufgabe erfüllen zu können. Die Eigentümer wehren sich mit dem oftmals subjektiven Argument, dass sie ohnehin schon regelmäßig die Instandhaltungsrücklage bedienen. Jetzt liegt es am Geschick und an der Überzeugungskraft der Hausverwaltung, die Notwendigkeit einer Sonderumlage dementsprechend stichhaltig zu begründen. Zu den im Alltag gängigen Anlässen als Grundlage für eine Sonderumlage gehören:

  • Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum, die den Rahmen einer Instandsetzung übersteigen
  • Einmalige größere Anschaffungen und Investitionen für Anlage- oder Umlaufvermögen
  • Mangelnde Liquidität in dem jährlichen Wirtschaftsplan [Liquiditätssonderumlage]
  • Einmaliger Ausgleich alter WEG-Verbindlichkeiten, beispielsweise aus einem abgeschlossenen Rechtsstreit
  • Einmalige Vorschusszahlung für einen bevorstehenden Rechtsstreit
  • Offene Forderungen für Hausgeldzahlungen der Wohnungseigentümer [Liquiditätssonderumlage]
  • Akuter Instandsetzungs- und Reparaturbedarf als Sicherungsbedarf nach Feuer- oder Elementarschaden
  • Geltendmachung von nicht versicherten Schadensersatzansprüchen gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft

Die Sonderumlage ist als ein Bestandteil des Wirtschaftsplanes anzusehen. Für diese zusätzliche Zahlung der Wohnungseigentümer beziehungsweise Einnahme der Hausverwaltung gilt derselbe Entscheidungsweg wie für den Wirtschaftsplan selbst. Erforderlich ist, auf Vorschlag der Hausverwaltung und möglicherweise auf Empfehlung des Beirates hin, ein Beschluss der Eigentümerversammlung. Sie ist das entscheidende Gremium für ein Ja oder Nein. Aufgabe der Hausverwaltung ist es, die Beschlussfassung formgerecht vorzubereiten und zu begründen. Zu den zwingenden Inhalten einer solchen schriftlichen Beschlussvorlage zur Erhebung der Sonderumlage gehören:

  • Der Grund und Anlass
  • Die voraussichtliche Höhe
  • Der Verteilerschlüssel
  • Der Anteil jedes einzelnen Eigentümers
  • Der Fälligkeitstermin für die Einmalzahlung oder die Abschlagszahlungen

Wenn über die Höhe der Sonderumlage Einigkeit besteht, dann ist für jeden einzelnen Wohnungseigentümer die ebenso spannende wie interessante Frage, welcher Anteil der Gesamtzahlung auf ihn persönlich entfällt. Maßgebend ist der Verteiler- beziehungsweise Verteilungsschlüssel. Er muss ebenfalls für die betreffende Sonderumlage beschlossen werden. Grundlage dafür ist die aktuell geltende Gemeinschaftsordnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Kann darauf nicht zurückgegriffen werden, aus welchem Grund auch immer, dann gilt der gesetzliche Verteilerschlüssel mit seiner Umlage nach dem Miteigentumsanteil von jedem Wohnungseigentümer. In einigen wenigen Fällen kann von dem Verteilerschlüssel abgewichen und maßnahmenbezogen beschlossen werden. Dabei handelt es sich um die Finanzierung von baulichen Veränderungen sowie von Maßnahmen zu Instandhaltung, Instandsetzung und zu Modernisierung. In diesen Fällen kann die Eigentümergemeinschaft einen von der vereinbarten oder gesetzlich vorgesehenen Kostenverteilung abweichenden Beschluss fassen. Für die Abstimmungen ganz allgemein gelten die drei folgenden Mehrheiten:

  • Einstimmigkeit
  • Einfache Mehrheit
  • Doppelt qualifizierte Mehrheit als eine ¾-Mehrheit aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer und der Hälfte aller Miteigentumsanteile

Jede Sonderumlage ist eine diffizile Angelegenheit für die Hausverwaltung. Sie muss davon ausgehen, dass die mit Nein stimmenden Wohnungseigentümer jetzt auf dem Rechtsweg versuchen werden, wie es genannt wird, die Sonderumlage zu vermeiden oder auszuhebeln. Das gesamte Beschlussfassungsverfahren muss so hieb- und stichfest sein, dass es formal einer gerichtlichen Überprüfung standhält. Wenn für einzelne Beschlussinhalte unterschiedliche Mehrheiten gelten, dann muss über jeden einzelnen Inhalt separat abgestimmt, und die Abstimmung auch dementsprechend dokumentiert sowie protokolliert werden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die zu finanzierende Maßnahme als Mischfinanzierung sowohl aus der Instandhaltungsrücklage als auch aus der Sonderumlage bezahlt wird. Auch für die Beschlussfassung zur Maßnahme selbst sowie zur anschließenden Kostenverteilung können unterschiedliche Mehrheiten gelten. Letztendlich müssen in dem Beschluss, und zwar ergänzend zu dem Verteilerschlüssel, auch die zu finanzierenden Anteile eines jeden Eigentümers in Euro und Cent aufgeführt werden. In dieser Situation sind Knowhow und Erfahrung der Hausverwaltung gefragt. Wenn das zuständige Gericht den Sonderumlagen-Beschluss aufhebt und für unwirksam erklärt, dann können die Wohnungseigentümer mit einem sogenannten Zweitbeschluss erneut über die Sonderumlage beschließen. Auf diesem Wege besteht die Möglichkeit, die vom Gericht beanstandeten Beschlussmängel zu beheben und einen sowohl formell als auch inhaltlich juristisch einwandfreien Beschluss zu fassen.

Schuldner der Sonderumlage ist immer der aktuell im Grundbuch eingetragene Wohnungseigentümer. Bei einem Eigentümerwechsel in dem Zeitraum zwischen der Beschlussfassung und dem später liegenden Fälligkeitszeitpunkt übernimmt der neue Eigentümer diese Verpflichtung des Voreigentümers. Das ist auch bei einer Zwangsversteigerung der Fall, wenn der Eigentümerwechsel noch nicht im Grundbuch eingetragen ist. Der Beschluss zur Sonderumlage muss auch konkrete Angaben zu dem oder den Fälligkeitszeitpunkten beinhalten. Sie kann sowohl in einer Summe als auch ratenweise in Teilbeträgen erhoben werden; einerseits anlassbezogen, andererseits zu feststehenden Terminen.

Für viele Wohnungseigentümer ist die steuerliche Behandlung der Sonderumlage von besonderem Interesse. Dabei wird unterschieden in die Eigentumswohnung als Kapitalanlage sowie in diejenige zur Eigennutzung. Die für eine vermietete Eigentumswohnung zu zahlende Sonderumlage kann der Wohnungseigentümer in seiner Jahressteuererklärung als Werbungskosten steuerlich geltend machen, nicht jedoch bei einer Eigennutzung. In dieser Situation sollte er sich von der Hausverwaltung denjenigen Anteil an der Sonderumlage heraus rechnen und bestätigen lassen, der auf haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerrechnungen entfällt. Die dafür anteiligen Lohnkosten sind mit 20% bis zu maximal 1.200 Euro je Jahr steuerabzugsfähig.

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